Formátovanie záverečnej práce vo Worde sa na Slovensku riadi technickou normou STN 01 6910 (Pravidlá písania a úpravy písomností) a metodickým usmernením o náležitostiach záverečných prác, pričom záväzné konkrétne hodnoty určuje smernica vašej fakulty. Norma stanovuje, ako sa píšu znaky, skratky, čísla a štruktúry a ako sa formálne upravuje text. Zvyčajne sa používa písmo Times New Roman veľkosti 12, riadkovanie 1,5, zarovnanie do bloku, okraje okolo 2,5 cm a širší ľavý okraj na väzbu. Tento návod vás prevedie nastavením vo Worde krok za krokom, ale vždy si overte smernicu fakulty, ktorá má prednosť.
Čo upravuje norma STN 01 6910 a kde sú jej hranice
STN 01 6910 je slovenská technická norma s názvom Pravidlá písania a úpravy písomností. Podľa katalógu noriem ÚNMS SR aktuálne vydanie z roku 2023 nahradilo staršiu verziu z roku 2011. Norma určuje, ako sa správne píšu interpunkčné znamienka, skratky, značky, čísla a ďalšie štruktúry, a zároveň stanovuje pravidlá formálnej úpravy textu v dokumentoch.
Pri záverečnej práci treba rozlišovať dve roviny pravidiel:
- Typografia a písanie znakov. Tu platí STN 01 6910: medzery pred a za interpunkciou, písanie skratiek, čísel, jednotiek, dátumov, úvodzoviek a podobne. Toto je oblasť, ktorá je naprieč školami rovnaká.
- Formát strany a úprava práce. Konkrétne hodnoty okrajov, typ a veľkosť písma či spôsob číslovania často spresňuje smernica fakulty alebo katedry. Norma dáva rámec, fakulta dopĺňa detaily.
Okrem normy STN 01 6910 sa na záverečné práce vzťahuje aj metodické usmernenie Ministerstva školstva č. 56/2011 o náležitostiach záverečných prác. To rieši, čo musí práca obsahovať, ako sa registruje v Centrálnom registri záverečných prác (CRZP) a ako prebieha kontrola originality. Citovanie zdrojov sa riadi samostatnou normou STN ISO 690, ktorej sa venujeme v článku o tom, ako citovať podľa ISO 690.
Poradie dôležitosti je teda jasné. Najvyššiu váhu má smernica vašej fakulty. Tam, kde mlčí, sa riaďte normou a bežnými zvyklosťami popísanými nižšie.
Aké okraje a formát strany nastaviť
Záverečná práca sa píše na formát A4 a tlačí spravidla jednostranne, hoci niektoré fakulty pripúšťajú aj obojstrannú tlač. Pri okrajoch sa počíta s tým, že ľavá strana sa zviaže, preto býva ľavý okraj širší.
Zvyčajné hodnoty okrajov vo Worde sú:
| Okraj | Bežná hodnota |
|---|---|
| Horný | 2,5 cm |
| Dolný | 2,5 cm |
| Ľavý (na väzbu) | 3 až 3,5 cm |
| Pravý | 2 až 2,5 cm |
Širší ľavý okraj zabezpečí, že po zviazaní sa text nestratí v chrbte práce. Vo Worde okraje nastavíte cez kartu Rozloženie a tlačidlo Okraje, kde zvolíte Vlastné okraje a zadáte hodnoty. Tieto čísla berte ako orientačné. Záväzné rozmery nájdete v smernici fakulty a tá má vždy prednosť.
Aké písmo a veľkosť použiť
Pre telo textu sa najčastejšie odporúča pätkové písmo Times New Roman vo veľkosti 12 bodov. Niektoré fakulty pripúšťajú aj bezpätkové písma ako Calibri či Arial, prípadne kombinácia pätkového písma v texte a bezpätkového v nadpisoch. Dôležité je držať sa jedného typu písma v celej práci a nemiešať náhodne viaceré rodiny.
Pri veľkostiach písma platia tieto bežné zvyklosti:
- Telo textu: 12 bodov
- Nadpisy kapitol: väčšie, typicky 14 až 16 bodov, podľa úrovne
- Poznámky pod čiarou: menšie, spravidla 10 bodov
- Popisy tabuliek a obrázkov: menšie, zvyčajne 10 až 11 bodov
Tieto hodnoty sú odporúčané, nie univerzálne záväzné. Vždy ich porovnajte so smernicou fakulty, ktorá môže určiť iný typ aj veľkosť písma.
Aké zvoliť riadkovanie a zarovnanie
Telo textu sa píše s riadkovaním 1,5, ktoré text sprehľadní a uľahčí čítanie aj robenie poznámok pri obhajobe. Poznámky pod čiarou, popisy obrázkov a obsah dlhých tabuliek môžu mať tesnejšie riadkovanie, napríklad jednoduché.
Text sa zarovnáva do bloku, teda k ľavému aj pravému okraju súčasne. Blokové zarovnanie pôsobí v odbornom texte upravene. Aby pri ňom nevznikali príliš veľké medzery medzi slovami, odporúča sa zapnúť automatické delenie slov (Word: karta Rozloženie, položka Delenie slov, voľba Automatické).
Vo Worde riadkovanie nastavíte cez kartu Domov, ikonu riadkovania, alebo presnejšie cez Odsek, kde okrem riadkovania určíte aj medzery pred odsekom a za ním. Konzistentné medzery medzi odsekmi pôsobia profesionálnejšie než vkladanie prázdnych riadkov klávesom Enter.
Ako číslovať strany a kapitoly
Číslovanie patrí medzi miesta, kde študenti robia najviac chýb, lebo ho riešia ručne namiesto automatických funkcií Wordu. Súvisí s ním aj celkový rozsah práce a normostrana, ktoré sa počítajú zvlášť od fyzických strán dokumentu.
Číslovanie strán
Strany sa číslujú priebežne, spravidla od úvodu po záver vrátane zoznamu literatúry a príloh. Titulná strana a ďalšie úvodné náležitosti sa do číslovania započítavajú, ale číslo sa na nich zvyčajne nezobrazuje. Číslo strany sa umiestňuje do päty, najčastejšie na stred alebo k vonkajšiemu okraju.
Vo Worde vložíte číslo strany cez kartu Vložiť a položku Číslo strany. Ak chcete iné číslovanie na titulnej strane a v zvyšku práce, rozdeľte dokument oddielmi (karta Rozloženie, Zlomy, Zlom oddielu) a v päte vypnite prepojenie s predchádzajúcim oddielom.
Viacúrovňové číslovanie kapitol
Kapitoly sa číslujú arabskými číslicami viacúrovňovo, napríklad 1, 1.1, 1.1.1. Úvod a záver sa ako kapitoly zvyčajne nečíslujú. Za posledným číslom v poradí sa bodka nepíše, takže správne je „2.3 Metódy zberu dát", nie „2.3. Metódy zberu dát".
Najspoľahlivejšie je naviazať viacúrovňové číslovanie na štýly nadpisov. Vo Worde označte text nadpisu, priraďte mu štýl (Nadpis 1, Nadpis 2, Nadpis 3) a cez kartu Domov a ikonu Viacúrovňový zoznam vyberte schému prepojenú so štýlmi nadpisov. Word potom kapitoly čísluje automaticky a pri presune kapitoly sa čísla samy prepočítajú. To, ktoré časti práce sa číslujú a v akom poradí idú za sebou, vychádza z štruktúry záverečnej práce.
Ako pracovať s nadpismi a štýlmi
Štýly nadpisov sú vo Worde najdôležitejší nástroj na úpravu dlhého dokumentu. Štýl je pomenovaná sada formátovania (písmo, veľkosť, medzery), ktorú priradíte celej skupine nadpisov naraz.
Výhody práce so štýlmi:
- jednotný vzhľad všetkých nadpisov rovnakej úrovne
- automatické generovanie obsahu
- automatické viacúrovňové číslovanie
- ľahká navigácia cez Navigačnú tablu (karta Zobraziť, zaškrtnúť Navigačná tabla)
Praktický postup je nasledovný. Najprv si v štýloch (Nadpis 1, Nadpis 2, Nadpis 3) nastavte písmo, veľkosť a medzery podľa smernice fakulty. Potom tieto štýly priraďte všetkým nadpisom v práci. Akúkoľvek zmenu vzhľadu robte úpravou štýlu, nie ručným preklikávaním jednotlivých nadpisov. Tak udržíte celý dokument konzistentný.
Ako vygenerovať automatický obsah
Obsah nikdy nepíšte ručne. Ak nadpisom priradíte štýly Nadpis 1 až Nadpis 3, Word vygeneruje obsah automaticky aj s číslami strán.
Postup vo Worde:
- Kurzor umiestnite na miesto, kde má obsah byť (spravidla za úvodné náležitosti).
- Otvorte kartu Odkazy a kliknite na Obsah.
- Vyberte automatickú tabuľku obsahu.
- Po každej väčšej zmene textu kliknite na obsah pravým tlačidlom a zvoľte Aktualizovať pole, prípadne Aktualizovať celý obsah.
Pred odovzdaním obsah vždy aktualizujte, aby čísla strán a znenie nadpisov sedeli s reálnym textom. Nezrovnalosti v obsahu komisia rýchlo odhalí a pôsobia ako známka nedbalosti.
Ako označovať a číslovať tabuľky a obrázky
Každá tabuľka a každý obrázok v práci musí mať popis a poradové číslo, a v texte sa naň treba odvolať. Bežná konvencia je takáto:
- Tabuľky: popis sa umiestňuje nad tabuľku, napríklad „Tabuľka 1 Štruktúra respondentov".
- Obrázky a grafy: popis sa umiestňuje pod obrázok, napríklad „Obrázok 1 Schéma výskumného postupu".
Pod tabuľkou alebo obrázkom sa uvádza zdroj, ak nejde o vlastné spracovanie (napríklad „Zdroj: vlastné spracovanie" alebo odkaz na pôvod dát). Vo Worde použite funkciu Vložiť titulok (karta Odkazy, Vložiť popis), ktorá objekty čísluje automaticky a umožní z nich vytvoriť zoznam tabuliek a obrázkov. Ak práca obsahuje viac tabuliek a obrázkov, zaraďte za obsah samostatný zoznam tabuliek a zoznam obrázkov.
Konkrétne umiestnenie popisu, veľkosť písma popisu aj formát zdroja si overte v smernici fakulty, lebo sa medzi školami mierne líšia.
Ako riešiť citácie a poznámky pod čiarou
Citovanie v texte a tvorba zoznamu literatúry sa riadia normou STN ISO 690. Tá pripúšťa viac metód, najčastejšie sa v záverečných prácach používa harvardský systém (meno a rok v zátvorke priamo v texte). Niektoré odbory, najmä humanitné, uprednostňujú poznámky pod čiarou.
Pri poznámkach pod čiarou platí:
- vkladajte ich cez kartu Odkazy a tlačidlo Vložiť poznámku pod čiarou, nikdy nie ručne
- Word ich čísluje automaticky a pri presune textu prečísluje
- píšu sa menším písmom, spravidla veľkosti 10, s jednoduchým riadkovaním
Dôležité je vybrať jednu citačnú metódu a držať sa jej v celej práci. Miešanie systémov pôsobí neprofesionálne a znižuje dôveryhodnosť. Podrobný návod nájdete v článku ako citovať podľa ISO 690.
Ako zaradiť a označiť prílohy
Prílohy obsahujú materiály, ktoré by narúšali plynulosť hlavného textu, ale sú dôležité na overenie výsledkov: dotazníky, rozsiahle tabuľky, surové dáta, transkripcie rozhovorov alebo zdrojový kód. Prílohy sa zaraďujú úplne na koniec práce, za zoznam literatúry.
Každú prílohu označte a očíslujte, napríklad Príloha A, Príloha B alebo Príloha 1, Príloha 2. Na každú prílohu sa musíte v texte aspoň raz odvolať, inak pôsobí ako zabudnutý súbor. Ak je príloh viac, môžete za obsah zaradiť aj ich zoznam.
Ako pripraviť prácu na väzbu a tlač
Pred tlačou a väzbou skontrolujte niekoľko vecí, ktoré sa ťažko opravujú dodatočne:
- Väzba. Bakalárske a diplomové práce sa zvyčajne odovzdávajú v pevnej (knižnej) väzbe. Presný typ a farbu obálky určuje fakulta.
- Ľavý okraj. Overte, že je dosť široký na zviazanie a že sa text v chrbte nestráca.
- Tlač. Skontrolujte, či sa práca tlačí jednostranne alebo obojstranne podľa pokynov fakulty.
- Počet výtlačkov. Zistite, koľko fyzických kusov a v akej forme treba odovzdať popri elektronickej verzii.
- Elektronická verzia. Prácu spravidla nahrávate do akademického systému (napríklad AIS) a prechádza kontrolou originality v Centrálnom registri záverečných prác (CRZP), ktorý prevádzkuje CVTI SR.
Konkrétne požiadavky na väzbu, počet výtlačkov aj formát elektronickej verzie sa medzi školami líšia, preto ich vždy overte vopred, ideálne pár týždňov pred odovzdaním.
Praktické tipy na formátovanie vo Worde
Niekoľko návykov vám ušetrí hodiny opráv na poslednú chvíľu:
- Najprv napíšte, potom formátujte. Sústreďte sa najprv na obsah a formátovanie riešte v jednom kroku na konci.
- Používajte štýly, nie ručné formátovanie. Štýly nadpisov sú základ automatického obsahu aj číslovania.
- Zapnite zobrazenie skrytých znakov. Tlačidlo ¶ na karte Domov ukáže medzery, tabulátory a zlomy, takže ľahšie odhalíte chyby.
- Odsadenie riešte štýlom, nie medzerníkom. Prvý riadok odseku odsadzujte cez nastavenie odseku, nie opakovaným stláčaním medzerníka.
- Priebežne ukladajte a zálohujte. Ukladajte verzie s dátumom a majte kópiu mimo počítača (cloud, USB).
- Pred odovzdaním exportujte do PDF. PDF zachová formátovanie na každom počítači a v tlačiarni.
Ak si formátovaním nie ste istí alebo vám na ladenie úpravy už neostáva čas, naši autori vám pomôžu pripraviť prácu po formálnej aj obsahovej stránke. Pozrite si naše služby alebo nezáväzne zadajte objednávku a ozveme sa s konkrétnym riešením.
Často kladené otázky
Aké okraje má mať záverečná práca podľa STN?
Zvyčajné okraje sú približne 2,5 cm hore aj dole, širší ľavý okraj 3 až 3,5 cm na väzbu a pravý okraj 2 až 2,5 cm. Tieto hodnoty sú odporúčané. Záväzné rozmery určuje smernica vašej fakulty, ktorá má vždy prednosť pred všeobecnými odporúčaniami.
Aké písmo a veľkosť sa používajú v záverečnej práci?
Najčastejšie sa používa Times New Roman veľkosti 12 bodov pre telo textu a riadkovanie 1,5. Niektoré fakulty pripúšťajú aj písma Calibri alebo Arial. Poznámky pod čiarou a popisy obrázkov bývajú menšie, spravidla 10 až 11 bodov. Presný typ a veľkosť písma vždy overte v smernici fakulty.
Ako vo Worde vytvorím automatický obsah?
Priraďte nadpisom štýly Nadpis 1 až Nadpis 3, potom na karte Odkazy kliknite na Obsah a vyberte automatickú tabuľku. Word vygeneruje obsah aj s číslami strán. Po každej väčšej úprave textu obsah aktualizujte cez pravé tlačidlo a voľbu Aktualizovať pole.
Kde sa píše popis pri tabuľke a kde pri obrázku?
Popis tabuľky sa umiestňuje nad tabuľku, popis obrázka alebo grafu pod obrázok. Pri obidvoch sa uvádza poradové číslo a v texte sa na ne treba odvolať. Ak údaje nie sú vaše vlastné, doplňte zdroj. Konkrétny formát popisu si overte v smernici fakulty.
Číslujú sa úvod a záver?
Strany úvodu a záveru sa číslujú priebežne spolu so zvyškom práce. Úvod a záver sa však ako kapitoly zvyčajne nečíslujú, viacúrovňové číslovanie kapitol sa začína až pri prvej obsahovej kapitole, spravidla teoretickej časti.
Riadi sa formátovanie aj normou alebo len smernicou fakulty?
Platia obidve, ale v inom rozsahu. STN 01 6910 určuje pravidlá písania znakov, skratiek, čísel a formálnu úpravu textu, STN ISO 690 rieši citovanie. Konkrétne hodnoty okrajov, písma či číslovania spresňuje smernica fakulty. Pri rozpore má vždy prednosť smernica vašej fakulty.