Abschlussarbeit richtig formatieren: Word Schritt für Schritt

Beim Formatieren der Abschlussarbeit in Word gilt eine Regel vor allen anderen: Halten Sie sich an die Vorgaben Ihrer Hochschule oder Ihres Fachbereichs, denn diese legen die verbindlichen Werte fest. Wo die Vorgaben schweigen, greifen die üblichen wissenschaftlichen Gepflogenheiten. In der Regel bedeutet das Times New Roman in Größe 12, Zeilenabstand 1,5, Blocksatz, Ränder um 2,5 cm und einen breiteren linken Rand für die Bindung. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Einstellungen in Word, doch prüfen Sie immer zuerst die Formatvorlage oder das Merkblatt Ihres Fachbereichs, denn diese haben Vorrang vor jeder allgemeinen Empfehlung.

Wer bestimmt, wie Ihre Arbeit aussieht

Es gibt keinen einheitlichen internationalen Standard für das Layout einer Abschlussarbeit. Stattdessen gibt jede Hochschule (und oft jede Fakultät oder jeder Lehrstuhl) eigene Vorgaben heraus, ein Merkblatt oder eine fertige Word-Formatvorlage. Diese Dokumente nennen die genauen Ränder, Schriftarten, Abstände und die Nummerierung, die Sie verwenden müssen.

Es hilft, zwei Ebenen von Regeln zu trennen:

• Typografie und Schreibung von Zeichen. Abstände bei Satzzeichen, das Schreiben von Abkürzungen, Zahlen, Einheiten, Daten und Anführungszeichen. Diese Ebene folgt den Regeln der deutschen Rechtschreibung und ist über die Hochschulen hinweg weitgehend gleich.
• Seitenlayout und Dokumentformatierung. Konkrete Randwerte, Schriftart und -größe sowie das Nummerierungsschema. Diese Ebene legen die Vorgaben Ihrer Hochschule fest, und sie kann sich von Hochschule zu Hochschule deutlich unterscheiden.

Das Zitieren regelt eine eigene Vorgabe, je nachdem welche Zitierweise Ihr Studiengang verlangt, etwa APA, die deutsche Zitierweise oder Harvard. Die Mechanik eines verbreiteten Standards erklären wir im Beitrag dazu, wie man nach ISO 690 zitiert.

Die Rangfolge ist damit klar. Die Vorgaben Ihres Fachbereichs stehen an erster Stelle. Wo sie nichts sagen, gelten die unten beschriebenen Normen und üblichen Gepflogenheiten.

Welche Ränder und welches Seitenformat einstellen

Eine Abschlussarbeit wird auf A4 geschrieben und in der Regel einseitig gedruckt, obwohl manche Fachbereiche auch beidseitigen Druck zulassen. Weil die linke Kante gebunden wird, ist der linke Rand üblicherweise breiter.

Übliche Randwerte in Word sind:

Rand	Üblicher Wert
Oben	2,5 cm
Unten	2,5 cm
Links (Bindung)	3 bis 3,5 cm
Rechts	2 bis 2,5 cm

Ein breiterer linker Rand sorgt dafür, dass der Text nach dem Binden nicht im Bund verschwindet. In Word stellen Sie die Ränder über die Registerkarte Layout und die Schaltfläche Seitenränder ein, wo Sie Benutzerdefinierte Seitenränder wählen und die Werte eingeben. Betrachten Sie diese Zahlen als Ausgangspunkt. Die verbindlichen Maße stehen in den Vorgaben Ihres Fachbereichs, und die haben immer Vorrang.

Welche Schrift und Größe verwenden

Für den Fließtext wird am häufigsten eine Serifenschrift wie Times New Roman in 12 Punkt empfohlen. Manche Fachbereiche lassen auch serifenlose Schriften wie Calibri oder Arial zu oder eine Kombination aus Serifenschrift im Text und serifenloser Schrift in den Überschriften. Wichtig ist, in der gesamten Arbeit bei einer Schriftfamilie zu bleiben und nicht willkürlich mehrere zu mischen.

Bei den Schriftgrößen gelten diese üblichen Gepflogenheiten:

• Fließtext: 12 Punkt
• Kapitelüberschriften: größer, typisch 14 bis 16 Punkt je nach Ebene
• Fußnoten: kleiner, in der Regel 10 Punkt
• Beschriftungen von Tabellen und Abbildungen: kleiner, meist 10 bis 11 Punkt

Diese Werte sind Empfehlungen, keine allgemein verbindlichen Regeln. Vergleichen Sie sie immer mit den Vorgaben Ihres Fachbereichs, der eine andere Schriftart und -größe verlangen kann.

Welchen Zeilenabstand und welche Ausrichtung wählen

Der Fließtext wird mit Zeilenabstand 1,5 geschrieben, was den Text übersichtlicher macht und Platz für Notizen bei der Verteidigung lässt. Fußnoten, Abbildungsbeschriftungen und der Inhalt langer Tabellen können einen engeren Abstand haben, zum Beispiel einfach.

Der Text wird im Blocksatz ausgerichtet, also gleichzeitig am linken und rechten Rand. Blocksatz wirkt in wissenschaftlichen Texten ordentlich. Damit dabei keine zu großen Lücken zwischen den Wörtern entstehen, empfiehlt es sich, die automatische Silbentrennung einzuschalten (Word: Registerkarte Layout, Eintrag Silbentrennung, Option Automatisch).

In Word stellen Sie den Zeilenabstand über die Registerkarte Start, das Symbol für den Zeilenabstand, oder genauer über Absatz ein, wo Sie neben dem Zeilenabstand auch die Abstände vor und nach dem Absatz festlegen. Einheitliche Absatzabstände wirken professioneller als das Einfügen leerer Zeilen mit der Eingabetaste.

Wie Seiten und Kapitel nummerieren

Die Nummerierung gehört zu den Stellen, an denen Studierende die meisten Fehler machen, weil sie sie von Hand erledigen statt mit den automatischen Funktionen von Word. Sie hängt auch mit dem Umfang der Arbeit und der Normseite zusammen, die getrennt von den physischen Seiten des Dokuments gezählt werden.

Seitennummerierung

Die Seiten werden fortlaufend nummeriert, in der Regel von der Einleitung bis zum Fazit einschließlich Literaturverzeichnis und Anhang. Das Titelblatt und weitere einleitende Bestandteile werden mitgezählt, die Zahl wird auf ihnen aber meist nicht angezeigt. Die Seitenzahl steht in der Fußzeile, am häufigsten zentriert oder am äußeren Rand.

In Word fügen Sie die Seitenzahl über die Registerkarte Einfügen und den Eintrag Seitenzahl ein. Wenn Sie auf dem Titelblatt eine andere Nummerierung wollen als im Rest der Arbeit, teilen Sie das Dokument mit Abschnittswechseln (Registerkarte Layout, Umbrüche, Abschnittswechsel) und deaktivieren Sie in der Fußzeile die Verknüpfung mit dem vorherigen Abschnitt.

Mehrstufige Kapitelnummerierung

Kapitel werden mit arabischen Ziffern mehrstufig nummeriert, zum Beispiel 1, 1.1, 1.1.1. Einleitung und Fazit werden als Kapitel meist nicht nummeriert. Hinter der letzten Ziffer der Folge steht kein Punkt, korrekt ist also "2.3 Methoden der Datenerhebung", nicht "2.3. Methoden der Datenerhebung".

Am zuverlässigsten ist es, die mehrstufige Nummerierung mit den Überschriftenformatvorlagen zu verknüpfen. Markieren Sie in Word den Überschriftentext, weisen Sie ihm eine Formatvorlage zu (Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3) und wählen Sie über die Registerkarte Start und das Symbol Liste mit mehreren Ebenen ein Schema, das mit den Überschriftenformatvorlagen verbunden ist. Word nummeriert die Kapitel dann automatisch, und beim Verschieben eines Kapitels berechnen sich die Zahlen von selbst neu. Welche Teile der Arbeit nummeriert werden und in welcher Reihenfolge sie aufeinander folgen, ergibt sich aus dem Aufbau einer Abschlussarbeit.

Wie mit Überschriften und Formatvorlagen arbeiten

Überschriftenformatvorlagen sind in Word das wichtigste Werkzeug für die Bearbeitung eines langen Dokuments. Eine Formatvorlage ist ein benannter Satz von Formatierungen (Schrift, Größe, Abstände), den Sie einer ganzen Gruppe von Überschriften auf einmal zuweisen.

Die Vorteile der Arbeit mit Formatvorlagen:

• ein einheitliches Aussehen aller Überschriften derselben Ebene
• automatisches Erzeugen des Inhaltsverzeichnisses
• automatische mehrstufige Nummerierung
• einfache Navigation über den Navigationsbereich (Registerkarte Ansicht, Navigationsbereich anhaken)

Das praktische Vorgehen ist folgendes. Stellen Sie zuerst in den Formatvorlagen (Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3) Schrift, Größe und Abstände gemäß den Vorgaben Ihres Fachbereichs ein. Weisen Sie diese Formatvorlagen dann allen Überschriften in der Arbeit zu. Jede Änderung am Aussehen nehmen Sie durch Bearbeiten der Formatvorlage vor, nicht durch das manuelle Durchklicken einzelner Überschriften. So bleibt das gesamte Dokument einheitlich.

Wie ein automatisches Inhaltsverzeichnis erzeugen

Schreiben Sie das Inhaltsverzeichnis nie von Hand. Wenn Sie den Überschriften die Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 3 zuweisen, erzeugt Word das Verzeichnis automatisch, samt Seitenzahlen.

Das Vorgehen in Word:

1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Verzeichnis stehen soll (in der Regel nach den einleitenden Bestandteilen).
2. Öffnen Sie die Registerkarte Verweise und klicken Sie auf Inhaltsverzeichnis.
3. Wählen Sie eine automatische Tabelle.
4. Klicken Sie nach jeder größeren Textänderung mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis und wählen Sie Felder aktualisieren beziehungsweise Gesamtes Verzeichnis aktualisieren.

Aktualisieren Sie das Verzeichnis vor der Abgabe immer, damit Seitenzahlen und Überschriftentext mit dem tatsächlichen Text übereinstimmen. Unstimmigkeiten im Verzeichnis erkennt die Prüfungskommission schnell, und sie wirken wie ein Zeichen von Nachlässigkeit.

Wie Tabellen und Abbildungen beschriften und nummerieren

Jede Tabelle und jede Abbildung in der Arbeit muss eine Beschriftung und eine fortlaufende Nummer haben, und im Text müssen Sie darauf verweisen. Die übliche Konvention ist:

• Tabellen: die Beschriftung steht über der Tabelle, zum Beispiel "Tabelle 1 Zusammensetzung der Befragten".
• Abbildungen und Diagramme: die Beschriftung steht unter der Abbildung, zum Beispiel "Abbildung 1 Schema des Forschungsablaufs".

Unter einer Tabelle oder Abbildung geben Sie die Quelle an, wenn es sich nicht um eine eigene Darstellung handelt (zum Beispiel "Quelle: eigene Darstellung" oder ein Verweis auf die Herkunft der Daten). Verwenden Sie in Word die Funktion Beschriftung einfügen (Registerkarte Verweise, Beschriftung einfügen), die Objekte automatisch nummeriert und daraus ein Abbildungs- und Tabellenverzeichnis erstellen lässt. Enthält die Arbeit viele Tabellen und Abbildungen, fügen Sie nach dem Inhaltsverzeichnis ein eigenes Tabellenverzeichnis und Abbildungsverzeichnis ein.

Die genaue Platzierung der Beschriftung, ihre Schriftgröße und das Format der Quelle prüfen Sie in den Vorgaben Ihres Fachbereichs, denn sie unterscheiden sich von Hochschule zu Hochschule leicht.

Wie Zitate und Fußnoten handhaben

Zitate im Text und das Literaturverzeichnis richten sich nach der Zitierweise, die Ihr Studiengang verlangt, etwa APA, die deutsche Zitierweise oder Harvard. Viele Zitierweisen nutzen ein Autor-Jahr-System (Name und Jahr in Klammern direkt im Text). Manche Fächer, vor allem die geisteswissenschaftlichen, bevorzugen Fußnoten (die deutsche Zitierweise).

Für Fußnoten gilt:

• fügen Sie sie über die Registerkarte Verweise und die Schaltfläche Fußnote einfügen ein, nie von Hand
• Word nummeriert sie automatisch und nummeriert beim Verschieben von Text neu
• sie werden in kleinerer Schrift geschrieben, in der Regel Größe 10, mit einfachem Zeilenabstand

Wichtig ist, eine Zitierweise zu wählen und sie in der gesamten Arbeit beizubehalten. Das Mischen von Systemen wirkt unprofessionell und mindert die Glaubwürdigkeit. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Beitrag dazu, wie man nach ISO 690 zitiert.

Wie Anhänge einordnen und beschriften

Anhänge enthalten Material, das den Lesefluss des Haupttexts stören würde, aber für die Überprüfung Ihrer Ergebnisse wichtig ist: Fragebögen, umfangreiche Tabellen, Rohdaten, Transkripte von Interviews oder Quellcode. Anhänge stehen ganz am Ende der Arbeit, nach dem Literaturverzeichnis.

Beschriften und nummerieren Sie jeden Anhang, zum Beispiel Anhang A, Anhang B oder Anhang 1, Anhang 2. Auf jeden Anhang müssen Sie im Text mindestens einmal verweisen, sonst wirkt er wie eine vergessene Datei. Gibt es mehrere Anhänge, können Sie nach dem Inhaltsverzeichnis auch ein Verzeichnis davon einfügen.

Wie die Arbeit für Bindung und Druck vorbereiten

Prüfen Sie vor Druck und Bindung einige Dinge, die sich nachträglich nur schwer beheben lassen:

• Bindung. Bachelor- und Masterarbeiten werden meist in fester (Buch-)Bindung abgegeben. Den genauen Typ und die Farbe des Einbands legt der Fachbereich fest.
• Linker Rand. Prüfen Sie, ob er breit genug für die Bindung ist und der Text im Bund nicht verloren geht.
• Druck. Prüfen Sie, ob die Arbeit einseitig oder beidseitig gedruckt wird, gemäß den Vorgaben des Fachbereichs.
• Anzahl der Exemplare. Klären Sie, wie viele physische Exemplare und in welcher Form Sie neben der elektronischen Fassung abgeben müssen.
• Elektronische Fassung. Die Arbeit laden Sie in der Regel in ein akademisches System hoch, und sie durchläuft eine Plagiatsprüfung, oft mit einer Software wie Turnitin.

Die konkreten Anforderungen an Bindung, Anzahl der Exemplare und Format der elektronischen Fassung unterscheiden sich von Hochschule zu Hochschule, prüfen Sie sie daher immer vorab, idealerweise einige Wochen vor der Abgabe.

Praktische Tipps zum Formatieren in Word

Einige Gewohnheiten ersparen Ihnen Stunden an Korrekturen in letzter Minute:

• Erst schreiben, dann formatieren. Konzentrieren Sie sich zuerst auf den Inhalt und erledigen Sie die Formatierung in einem Durchgang am Ende.
• Verwenden Sie Formatvorlagen, keine manuelle Formatierung. Überschriftenformatvorlagen sind die Grundlage für das automatische Inhaltsverzeichnis und die Nummerierung.
• Schalten Sie die Anzeige verborgener Zeichen ein. Die Schaltfläche ¶ auf der Registerkarte Start zeigt Leerzeichen, Tabulatoren und Umbrüche, sodass Sie Fehler leichter erkennen.
• Lösen Sie Einzüge über eine Formatvorlage, nicht über die Leertaste. Rücken Sie die erste Zeile eines Absatzes über die Absatzeinstellungen ein, nicht durch wiederholtes Drücken der Leertaste.
• Speichern und sichern Sie laufend. Speichern Sie Versionen mit Datum und halten Sie eine Kopie außerhalb des Rechners bereit (Cloud, USB).
• Exportieren Sie vor der Abgabe in PDF. Ein PDF bewahrt die Formatierung auf jedem Rechner und im Copyshop.

Wenn Sie sich bei der Formatierung unsicher sind oder schlicht keine Zeit mehr bleibt, das Layout zu verfeinern, helfen Ihnen unsere Autoren, die Arbeit formal wie inhaltlich vorzubereiten. Werfen Sie einen Blick auf unsere Leistungen oder stellen Sie unverbindlich eine Anfrage, und wir melden uns mit einer konkreten Lösung.

Häufig gestellte Fragen

Welche Ränder soll eine Abschlussarbeit haben?

Übliche Ränder sind etwa 2,5 cm oben und unten, ein breiterer linker Rand von 3 bis 3,5 cm für die Bindung und ein rechter Rand von 2 bis 2,5 cm. Diese Werte sind Empfehlungen. Die verbindlichen Maße legen die Vorgaben Ihres Fachbereichs fest, die immer Vorrang vor allgemeinen Empfehlungen haben.

Welche Schrift und Größe werden in einer Abschlussarbeit verwendet?

Am häufigsten Times New Roman in 12 Punkt für den Fließtext und Zeilenabstand 1,5. Manche Fachbereiche lassen auch Calibri oder Arial zu. Fußnoten und Abbildungsbeschriftungen sind in der Regel kleiner, etwa 10 bis 11 Punkt. Prüfen Sie Schriftart und -größe immer in den Vorgaben Ihres Fachbereichs.

Wie erstelle ich in Word ein automatisches Inhaltsverzeichnis?

Weisen Sie den Überschriften die Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 3 zu, klicken Sie dann auf der Registerkarte Verweise auf Inhaltsverzeichnis und wählen Sie eine automatische Tabelle. Word erzeugt das Verzeichnis samt Seitenzahlen. Aktualisieren Sie das Verzeichnis nach jeder größeren Änderung über die rechte Maustaste und die Option Felder aktualisieren.

Wo steht die Beschriftung bei einer Tabelle und wo bei einer Abbildung?

Die Tabellenbeschriftung steht über der Tabelle, die Beschriftung einer Abbildung oder eines Diagramms unter der Abbildung. Bei beiden steht eine fortlaufende Nummer, und im Text müssen Sie darauf verweisen. Sind die Daten nicht Ihre eigenen, ergänzen Sie die Quelle. Das genaue Format der Beschriftung prüfen Sie in den Vorgaben Ihres Fachbereichs.

Werden Einleitung und Fazit nummeriert?

Die Seiten von Einleitung und Fazit werden fortlaufend zusammen mit dem Rest der Arbeit nummeriert. Als Kapitel werden Einleitung und Fazit jedoch in der Regel nicht nummeriert. Die mehrstufige Kapitelnummerierung beginnt erst beim ersten inhaltlichen Kapitel, üblicherweise dem theoretischen Teil.

Richtet sich die Formatierung nach einer Norm oder nur nach den Vorgaben der Hochschule?

Für die meisten Studierenden gibt es keine einzelne verbindliche Norm, daher entscheiden die Vorgaben oder die Formatvorlage Ihres Fachbereichs über das Layout: Ränder, Schriften, Abstände und Nummerierung. Eine eigene Zitierweise (APA, deutsche Zitierweise oder Harvard) regelt das Zitieren. Wo die Vorgaben schweigen, greifen die oben beschriebenen üblichen Gepflogenheiten.