Formátování závěrečné práce ve Wordu se v Česku řídí technickou normou ČSN 01 6910 (Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory) a metodickými pokyny vaší fakulty, které určují závazné konkrétní hodnoty. Norma stanovuje, jak se píší znaky, zkratky, čísla a struktury a jak se text formálně upravuje. Zpravidla se používá písmo Times New Roman velikosti 12, řádkování 1,5, zarovnání do bloku, okraje kolem 2,5 cm a širší levý okraj na vazbu. Tento návod vás krok za krokem provede nastavením ve Wordu, ale vždy si ověřte pokyn fakulty, který má přednost.
Co upravuje norma ČSN 01 6910 a kde jsou její hranice
ČSN 01 6910 je česká technická norma s názvem Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory, jejímž zpracovatelem je Ústav pro jazyk český Akademie věd ČR. Určuje, jak se správně píší interpunkční znaménka, zkratky, značky, čísla a další struktury, a zároveň stanovuje pravidla formální úpravy textu v dokumentech.
U závěrečné práce je třeba rozlišovat dvě roviny pravidel:
- Typografie a psaní znaků. Tady platí ČSN 01 6910: mezery před interpunkcí a za ní, psaní zkratek, čísel, jednotek, dat, uvozovek a podobně. To je oblast, která je napříč školami stejná.
- Formát strany a úprava práce. Konkrétní hodnoty okrajů, typ a velikost písma nebo způsob číslování často upřesňuje pokyn fakulty či katedry. Norma dává rámec, fakulta doplňuje detaily.
Kromě normy ČSN 01 6910 se na závěrečné práce vztahují i vnitřní předpisy vysoké školy vydané podle zákona o vysokých školách (zákon č. 111/1998 Sb.). Ty řeší, co musí práce obsahovat, jak se zveřejňuje a jak probíhá kontrola originality. Citování zdrojů se řídí samostatnou normou ČSN ISO 690, které se věnujeme v článku o tom, jak citovat dle ISO 690.
Pořadí důležitosti je tedy jasné. Nejvyšší váhu má pokyn vaší fakulty. Tam, kde mlčí, se řiďte normou a běžnými zvyklostmi popsanými níže.
Jaké okraje a formát strany nastavit
Závěrečná práce se píše na formát A4 a tiskne zpravidla jednostranně, i když některé fakulty připouštějí i oboustranný tisk. U okrajů se počítá s tím, že levá strana se sváže, proto bývá levý okraj širší.
Obvyklé hodnoty okrajů ve Wordu jsou:
| Okraj | Běžná hodnota |
|---|---|
| Horní | 2,5 cm |
| Dolní | 2,5 cm |
| Levý (na vazbu) | 3 až 3,5 cm |
| Pravý | 2 až 2,5 cm |
Širší levý okraj zajistí, že po svázání se text neztratí v hřbetu práce. Ve Wordu okraje nastavíte přes kartu Rozložení a tlačítko Okraje, kde zvolíte Vlastní okraje a zadáte hodnoty. Tato čísla berte jako orientační. Závazné rozměry najdete v pokynu fakulty a ten má vždy přednost.
Jaké písmo a velikost použít
Pro tělo textu se nejčastěji doporučuje patkové písmo Times New Roman ve velikosti 12 bodů. Některé fakulty připouštějí i bezpatková písma jako Calibri či Arial, případně kombinaci patkového písma v textu a bezpatkového v nadpisech. Důležité je držet se jednoho typu písma v celé práci a nemíchat náhodně více rodin.
U velikostí písma platí tyto běžné zvyklosti:
- Tělo textu: 12 bodů
- Nadpisy kapitol: větší, typicky 14 až 16 bodů, podle úrovně
- Poznámky pod čarou: menší, zpravidla 10 bodů
- Popisy tabulek a obrázků: menší, obvykle 10 až 11 bodů
Tyto hodnoty jsou doporučené, ne univerzálně závazné. Vždy je porovnejte s pokynem fakulty, který může určit jiný typ i velikost písma.
Jaké zvolit řádkování a zarovnání
Tělo textu se píše s řádkováním 1,5, které text zpřehlední a usnadní čtení i dělání poznámek při obhajobě. Poznámky pod čarou, popisy obrázků a obsah dlouhých tabulek mohou mít těsnější řádkování, například jednoduché.
Text se zarovnává do bloku, tedy k levému i pravému okraji současně. Blokové zarovnání působí v odborném textu upraveně. Aby u něj nevznikaly příliš velké mezery mezi slovy, doporučuje se zapnout automatické dělení slov (Word: karta Rozložení, položka Dělení slov, volba Automaticky).
Ve Wordu řádkování nastavíte přes kartu Domů, ikonu řádkování, nebo přesněji přes Odstavec, kde kromě řádkování určíte i mezery před odstavcem a za ním. Konzistentní mezery mezi odstavci působí profesionálněji než vkládání prázdných řádků klávesou Enter.
Jak číslovat strany a kapitoly
Číslování patří mezi místa, kde studenti dělají nejvíce chyb, protože ho řeší ručně místo automatických funkcí Wordu. Souvisí s ním i celkový rozsah práce a normostrana, které se počítají zvlášť od fyzických stran dokumentu.
Číslování stran
Strany se číslují průběžně, zpravidla od úvodu po závěr včetně seznamu literatury a příloh. Titulní strana a další úvodní náležitosti se do číslování započítávají, ale číslo se na nich obvykle nezobrazuje. Číslo strany se umisťuje do zápatí, nejčastěji na střed nebo k vnějšímu okraji.
Ve Wordu vložíte číslo strany přes kartu Vložení a položku Číslo stránky. Pokud chcete jiné číslování na titulní straně a ve zbytku práce, rozdělte dokument oddíly (karta Rozložení, Konce, Konec oddílu) a v zápatí vypněte propojení s předchozím oddílem.
Víceúrovňové číslování kapitol
Kapitoly se číslují arabskými číslicemi víceúrovňově, například 1, 1.1, 1.1.1. Úvod a závěr se jako kapitoly obvykle nečíslují. Za posledním číslem v pořadí se tečka nepíše, takže správně je „2.3 Metody sběru dat", nikoli „2.3. Metody sběru dat".
Nejspolehlivější je navázat víceúrovňové číslování na styly nadpisů. Ve Wordu označte text nadpisu, přiřaďte mu styl (Nadpis 1, Nadpis 2, Nadpis 3) a přes kartu Domů a ikonu Víceúrovňový seznam vyberte schéma propojené se styly nadpisů. Word potom kapitoly čísluje automaticky a při přesunu kapitoly se čísla sama přepočítají. To, které části práce se číslují a v jakém pořadí jdou za sebou, vychází ze struktury závěrečné práce.
Jak pracovat s nadpisy a styly
Styly nadpisů jsou ve Wordu nejdůležitější nástroj na úpravu dlouhého dokumentu. Styl je pojmenovaná sada formátování (písmo, velikost, mezery), kterou přiřadíte celé skupině nadpisů najednou.
Výhody práce se styly:
- jednotný vzhled všech nadpisů stejné úrovně
- automatické generování obsahu
- automatické víceúrovňové číslování
- snadná navigace přes Navigační podokno (karta Zobrazení, zaškrtnout Navigační podokno)
Praktický postup je následující. Nejprve si ve stylech (Nadpis 1, Nadpis 2, Nadpis 3) nastavte písmo, velikost a mezery podle pokynu fakulty. Pak tyto styly přiřaďte všem nadpisům v práci. Jakoukoli změnu vzhledu dělejte úpravou stylu, ne ručním proklikáváním jednotlivých nadpisů. Tak udržíte celý dokument konzistentní.
Jak vygenerovat automatický obsah
Obsah nikdy nepište ručně. Pokud nadpisům přiřadíte styly Nadpis 1 až Nadpis 3, Word vygeneruje obsah automaticky i s čísly stran.
Postup ve Wordu:
- Kurzor umístěte na místo, kde má obsah být (zpravidla za úvodní náležitosti).
- Otevřete kartu Reference a klikněte na Obsah.
- Vyberte automatickou tabulku obsahu.
- Po každé větší změně textu klikněte na obsah pravým tlačítkem a zvolte Aktualizovat pole, případně Aktualizovat celý obsah.
Před odevzdáním obsah vždy aktualizujte, aby čísla stran a znění nadpisů seděly s reálným textem. Nesrovnalosti v obsahu komise rychle odhalí a působí jako známka nedbalosti.
Jak označovat a číslovat tabulky a obrázky
Každá tabulka a každý obrázek v práci musí mít popis a pořadové číslo, a v textu se na něj musíte odvolat. Běžná konvence je tato:
- Tabulky: popis se umisťuje nad tabulku, například „Tabulka 1 Struktura respondentů".
- Obrázky a grafy: popis se umisťuje pod obrázek, například „Obrázek 1 Schéma výzkumného postupu".
Pod tabulkou nebo obrázkem se uvádí zdroj, pokud nejde o vlastní zpracování (například „Zdroj: vlastní zpracování" nebo odkaz na původ dat). Ve Wordu použijte funkci Vložit titulek (karta Reference, Vložit titulek), která objekty čísluje automaticky a umožní z nich vytvořit seznam tabulek a obrázků. Pokud práce obsahuje více tabulek a obrázků, zařaďte za obsah samostatný seznam tabulek a seznam obrázků.
Konkrétní umístění popisu, velikost písma popisu i formát zdroje si ověřte v pokynu fakulty, protože se mezi školami mírně liší.
Jak řešit citace a poznámky pod čarou
Citování v textu a tvorba seznamu literatury se řídí normou ČSN ISO 690. Ta připouští více metod, nejčastěji se v závěrečných pracích používá harvardský systém (jméno a rok v závorce přímo v textu). Některé obory, hlavně humanitní, dávají přednost poznámkám pod čarou.
U poznámek pod čarou platí:
- vkládejte je přes kartu Reference a tlačítko Vložit poznámku pod čarou, nikdy ne ručně
- Word je čísluje automaticky a při přesunu textu přečísluje
- píšou se menším písmem, zpravidla velikosti 10, s jednoduchým řádkováním
Důležité je vybrat jednu citační metodu a držet se jí v celé práci. Míchání systémů působí neprofesionálně a snižuje důvěryhodnost. Podrobný návod najdete v článku jak citovat dle ISO 690.
Jak zařadit a označit přílohy
Přílohy obsahují materiály, které by narušovaly plynulost hlavního textu, ale jsou důležité k ověření výsledků: dotazníky, rozsáhlé tabulky, surová data, transkripce rozhovorů nebo zdrojový kód. Přílohy se řadí úplně na konec práce, za seznam literatury.
Každou přílohu označte a očíslujte, například Příloha A, Příloha B nebo Příloha 1, Příloha 2. Na každou přílohu se musíte v textu alespoň jednou odvolat, jinak působí jako zapomenutý soubor. Pokud je příloh více, můžete za obsah zařadit i jejich seznam.
Jak připravit práci na vazbu a tisk
Před tiskem a vazbou zkontrolujte několik věcí, které se těžko opravují dodatečně:
- Vazba. Bakalářské a diplomové práce se obvykle odevzdávají v pevné (knižní) vazbě. Přesný typ a barvu desek určuje fakulta.
- Levý okraj. Ověřte, že je dost široký na svázání a že se text v hřbetu neztrácí.
- Tisk. Zkontrolujte, jestli se práce tiskne jednostranně nebo oboustranně podle pokynů fakulty.
- Počet výtisků. Zjistěte, kolik fyzických kusů a v jaké formě je třeba odevzdat vedle elektronické verze.
- Elektronická verze. Práci zpravidla nahráváte do akademického systému (například IS/STAG nebo SIS) a prochází kontrolou originality, často přes národní registr Theses.cz, který spravuje Masarykova univerzita.
Konkrétní požadavky na vazbu, počet výtisků i formát elektronické verze se mezi školami liší, proto je vždy ověřte předem, ideálně pár týdnů před odevzdáním.
Praktické tipy na formátování ve Wordu
Několik návyků vám ušetří hodiny oprav na poslední chvíli:
- Nejprve napište, pak formátujte. Soustřeďte se nejdřív na obsah a formátování řešte v jednom kroku na konci.
- Používejte styly, ne ruční formátování. Styly nadpisů jsou základ automatického obsahu i číslování.
- Zapněte zobrazení skrytých znaků. Tlačítko ¶ na kartě Domů ukáže mezery, tabulátory a konce, takže snáz odhalíte chyby.
- Odsazení řešte stylem, ne mezerníkem. První řádek odstavce odsazujte přes nastavení odstavce, ne opakovaným mačkáním mezerníku.
- Průběžně ukládejte a zálohujte. Ukládejte verze s datem a mějte kopii mimo počítač (cloud, USB).
- Před odevzdáním exportujte do PDF. PDF zachová formátování na každém počítači a v tiskárně.
Pokud si formátováním nejste jistí nebo vám na ladění úpravy už nezbývá čas, naši autoři vám pomohou připravit práci po formální i obsahové stránce. Podívejte se na naše služby nebo nezávazně zadejte objednávku a ozveme se s konkrétním řešením.
Často kladené otázky
Jaké okraje má mít závěrečná práce dle ČSN?
Obvyklé okraje jsou přibližně 2,5 cm nahoře i dole, širší levý okraj 3 až 3,5 cm na vazbu a pravý okraj 2 až 2,5 cm. Tyto hodnoty jsou doporučené. Závazné rozměry určuje pokyn vaší fakulty, který má vždy přednost před obecnými doporučeními.
Jaké písmo a velikost se používají v závěrečné práci?
Nejčastěji se používá Times New Roman velikosti 12 bodů pro tělo textu a řádkování 1,5. Některé fakulty připouštějí i písma Calibri nebo Arial. Poznámky pod čarou a popisy obrázků bývají menší, zpravidla 10 až 11 bodů. Přesný typ a velikost písma vždy ověřte v pokynu fakulty.
Jak ve Wordu vytvořím automatický obsah?
Přiřaďte nadpisům styly Nadpis 1 až Nadpis 3, pak na kartě Reference klikněte na Obsah a vyberte automatickou tabulku. Word vygeneruje obsah i s čísly stran. Po každé větší úpravě textu obsah aktualizujte přes pravé tlačítko a volbu Aktualizovat pole.
Kde se píše popis u tabulky a kde u obrázku?
Popis tabulky se umisťuje nad tabulku, popis obrázku nebo grafu pod obrázek. U obou se uvádí pořadové číslo a v textu se na ně musíte odvolat. Pokud data nejsou vaše vlastní, doplňte zdroj. Konkrétní formát popisu si ověřte v pokynu fakulty.
Číslují se úvod a závěr?
Strany úvodu a závěru se číslují průběžně spolu se zbytkem práce. Úvod a závěr se však jako kapitoly obvykle nečíslují, víceúrovňové číslování kapitol začíná až u první obsahové kapitoly, zpravidla teoretické části.
Řídí se formátování i normou, nebo jen pokynem fakulty?
Platí obojí, ale v jiném rozsahu. ČSN 01 6910 určuje pravidla psaní znaků, zkratek, čísel a formální úpravu textu, ČSN ISO 690 řeší citování. Konkrétní hodnoty okrajů, písma či číslování upřesňuje pokyn fakulty. Při rozporu má vždy přednost pokyn vaší fakulty.