Fragebogen in Excel auswerten: Vorgehen, Diagramme und PivotTable

Die Auswertung eines Fragebogens in Excel folgt einer festen Reihenfolge: Antworten exportieren, Daten bereinigen, Antworten in Zahlen codieren, absolute und relative Häufigkeiten berechnen, die passende Kennzahl wählen (Median, Modus, Mittelwert), mit einer PivotTable kreuztabellieren, zu jedem Fragetyp ein Diagramm erstellen und zum Schluss die Ergebnisse mit Blick auf die Hypothesen interpretieren. Für den üblichen Fragebogen einer Abschlussarbeit reicht Excel aus, eine spezielle Statistiksoftware brauchen Sie nicht.

So kommen die Antworten aus dem Fragebogen nach Excel

Wenn Sie die Antworten online gesammelt haben, exportieren Sie sie, statt sie abzutippen. In Google Forms öffnen Sie den Bereich mit den Antworten und verknüpfen ihn entweder mit Google Tabellen, von wo Sie die Daten als .xlsx herunterladen, oder Sie laden die Antworten direkt als CSV herunter. Microsoft Forms, SoSci Survey und andere Tools bieten im Ergebnisbereich dieselbe Exportmöglichkeit. Papierfragebögen übertragen Sie von Hand in derselben Struktur.

Für das Arbeitsblatt, mit dem Sie arbeiten, gelten drei Regeln:

• Ein Befragter = eine Zeile, eine Frage = eine Spalte. Fassen Sie niemals die Antworten mehrerer Personen in einer Zelle zusammen.
• Die erste Zeile ist die Kopfzeile mit kurzen Variablennamen (geschlecht, studienjahr, F1). Den vollen Wortlaut der Fragen bewahren Sie in einem separaten Blatt auf.
• Überschreiben Sie die Rohdaten nicht. Lassen Sie sie in einem eigenen Blatt und nehmen Sie Änderungen an einer Kopie vor.

Wenn Sie den Fragebogen erst noch erstellen, können Sie sich an dieser Stelle viel Arbeit sparen. Die Formulierung der Fragen behandelt der Beitrag zum Fragebogen für die Abschlussarbeit.

Bereinigen Sie die Daten vor der ersten Berechnung

Die erste Berechnung aus unbereinigten Daten ist fast immer falsch. Prüfen Sie deshalb vier Punkte.

Doppelte Antworten. Stimmen alle Antworten samt Zeitstempel überein, handelt es sich um ein Duplikat. Markieren Sie die Daten und nutzen Sie auf der Registerkarte Daten die Funktion zum Entfernen von Duplikaten. Achten Sie auf den Unterschied: Das Filtern nach eindeutigen Werten blendet Duplikate nur vorübergehend aus, das Entfernen von Duplikaten löscht sie endgültig. Führen Sie den Schritt deshalb an einer Kopie des Blattes aus.

Unvollständige Antworten. Legen Sie vorab eine Regel fest, die Sie später auch in der Arbeit angeben: zum Beispiel, dass Sie Fragebögen ohne ausgefüllte Schlüsselfragen aussortieren. Die Regel muss für alle gleichermaßen gelten.

Unsinnige Werte. Ein Alter von 200 Jahren, eine negative Stundenzahl, zwei sich gegenseitig ausschließende Angaben. Sortieren Sie einen solchen Datensatz aus oder markieren Sie den Wert als fehlend.

Uneinheitlicher Text. Vereinheitlichen Sie bei offenen Fragen Varianten derselben Antwort („München", „münchen", „MUC"), sonst zählt Excel drei Kategorien statt einer.

Notieren Sie sich nach der Bereinigung drei Zahlen, die Sie in der Arbeit angeben: wie viele Fragebögen zurückkamen, wie viele Sie aussortiert und wie viele Sie ausgewertet haben. Bleibt eine kleinere Stichprobe übrig als geplant, lesen Sie nach, wie viele Befragte tatsächlich nötig sind, und benennen Sie die Limitation offen.

Codieren Sie die Antworten: aus Text werden Zahlen

Codieren heißt: Sie ordnen jeder Antwortmöglichkeit eine Zahl zu und halten die Zuordnung in einer Codiertabelle auf einem separaten Blatt fest. Excel zählt zwar auch Text, aber erst Zahlen öffnen Ihnen Berechnungen und PivotTables.

Codieren Sie Skalen immer in derselben Richtung. Wenn 1 = stimme überhaupt nicht zu und 5 = stimme voll zu bedeutet, muss das für alle Items gelten. Codieren Sie umgekehrt formulierte Aussagen um, sonst entstehen in den Summen widersprüchliche Werte.

Fehlende Antworten lassen Sie als leere Zelle stehen oder geben ihnen einen eigenen Code, den Sie aus den Berechnungen ausschließen. Die Null ist die schlechteste Wahl, denn sie geht als realer Wert in den Mittelwert ein.

So gehen Sie mit Mehrfachantworten um

Eine Frage vom Typ „Kreuzen Sie alles Zutreffende an" lässt sich nicht in einer einzigen Spalte codieren. Legen Sie für jede Option eine eigene Spalte an, codiert mit 1 = angekreuzt, 0 = nicht angekreuzt. Hat das Umfragetool alle Auswahlen kommagetrennt in eine Zelle geschrieben, finden Sie auf der Registerkarte Daten das Werkzeug, das Text in Spalten aufteilt.

Berechnen Sie die Prozente aus der Zahl der Befragten, nicht aus der Zahl der Nennungen, und weisen Sie in der Tabelle darauf hin. Die Summe solcher Prozente übersteigt 100 %, und das ist korrekt so.

Absolute und relative Häufigkeit: die Basis jeder Frage

Zu jeder geschlossenen Frage brauchen Sie zwei Zahlen. Die absolute Häufigkeit ist die Zahl der Befragten, die eine Option gewählt haben. Die relative Häufigkeit ist ihr Anteil an den gültigen Antworten, also der Prozentwert.

Die absolute Häufigkeit liefert die Funktion ZÄHLENWENN, die Zellen mit einem bestimmten Kriterium zählt, zum Beispiel =ZÄHLENWENN(B$2:B$121;3). Den Prozentwert erhalten Sie, indem Sie diese Zahl durch die Zahl der gültigen Antworten teilen: =ZÄHLENWENN(B$2:B$121;3)/ANZAHL(B$2:B$121), und die Zelle als Prozent formatieren.

Drei Punkte, die Gutachter regelmäßig bemängeln:

• Prozente ohne Fallzahl. Geben Sie immer auch n an. „62 %" bedeutet bei 21 Befragten etwas anderes als bei 400.
• Rundung. Runden Sie auf eine Dezimalstelle und prüfen Sie die Summe. Ergibt sie 99,9 %, ergänzen Sie eine Anmerkung.
• Überinterpretation kleiner Unterschiede. Bei 40 Befragten entspricht eine Person 2,5 %, ein Unterschied von zwei Personen ist also kein Befund.

Mittelwert, Median oder Modus? Vorsicht bei der Likert-Skala

Welche Kennzahl sinnvoll ist, hängt vom Skalenniveau der Variablen ab. Das Methodenportal der Universität Leipzig fasst es eindeutig zusammen: Der Modus setzt mindestens Nominalskala voraus, der Median mindestens Ordinalskala und das arithmetische Mittel mindestens metrisches Skalenniveau.

Die Likert-Skala ist ordinal. Die Reihenfolge der Stufen kennen Sie, aber die Abstände zwischen ihnen sind nicht gleich groß. Berichten Sie deshalb die Verteilung der Antworten in Prozent plus den Median (Funktion MEDIAN) oder den Modus, also den häufigsten Wert, den Sie aus der Häufigkeitstabelle ablesen oder mit MODUS.EINF berechnen. Der Mittelwert einer Skala von 1 bis 5 wird in Abschlussarbeiten oft verwendet und mancher Betreuer verlangt ihn, für sich allein führt er aber in die Irre: Der Wert 3,0 kommt bei einer Stichprobe heraus, in der alle die Mitte gewählt haben, genauso wie bei einer Stichprobe, die in einen zustimmenden und einen ablehnenden Pol zerfällt.

Den Mittelwert (Funktion MITTELWERT) heben Sie sich für numerische Fragen auf: Alter, Stunden pro Woche, Jahre an Berufserfahrung. Aus nominalen Codes berechnen Sie ihn nie, ein durchschnittliches Geschlecht von 1,4 bedeutet nichts.

Die PivotTable Schritt für Schritt

Eine PivotTable holt Häufigkeiten und Prozentwerte aus dem Arbeitsblatt, ohne dass Sie Formeln schreiben. Den Ablauf beschreibt auch die Dokumentation von Microsoft.

1. Klicken Sie in eine beliebige Zelle mit Daten, damit Excel den Bereich erkennt.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen den Eintrag PivotTable.
3. Prüfen Sie den vorgeschlagenen Datenbereich und wählen Sie den Zielort. Ein neues Arbeitsblatt ist übersichtlicher.
4. Bestätigen Sie mit OK. Rechts öffnet sich die Feldliste mit vier Bereichen: Zeilen, Spalten, Werte und Filter.
5. Ziehen Sie die Frage, die Sie auswerten, in den Bereich Zeilen. Ihre Antwortoptionen erscheinen.
6. Ziehen Sie dieselbe Frage auch in den Bereich Werte und stellen Sie sie auf Anzahl. Das ergibt die absoluten Häufigkeiten.
7. Schalten Sie in den Wertfeldeinstellungen die Anzeige von Anzahl auf Prozent des Gesamtergebnisses um. Damit haben Sie die relativen Häufigkeiten.
8. Ziehen Sie die Variable, mit der Sie die Ergebnisse eingrenzen wollen, in den Bereich Filter.

Die nächste Frage bauen Sie nicht neu auf, es genügt, in der Feldliste die Variable im Bereich Zeilen auszutauschen.

Kreuztabelle: Antworten nach Geschlecht oder Studienjahr

Die Kreuztabelle ist der Punkt, an dem aus Beschreibung Analyse wird. In den Bereich Zeilen kommt die untersuchte Frage, in den Bereich Spalten die Gruppierungsvariable: Geschlecht, Studienjahr, Studienform oder Berufserfahrung. Es entsteht eine Tabelle, in der Sie die Unterschiede zwischen den Gruppen sehen.

Vergleichen Sie Prozentwerte innerhalb der Gruppe, nicht absolute Zahlen. Bei 90 Frauen und 30 Männern in der Stichprobe sind die absoluten Zahlen in der Frauenspalte immer höher, selbst wenn beide Gruppen dieselbe Haltung hätten. Stellen Sie die Werteanzeige deshalb auf Prozent des Spaltenergebnisses um.

Eine Kreuztabelle allein beweist nicht, dass ein Unterschied kein Zufall ist. Behauptet das Ihre Hypothese, brauchen Sie einen statistischen Test. Excel bietet für den Unabhängigkeitstest die Funktion CHIQU.TEST, die beobachtete und erwartete Häufigkeiten vergleicht. Klären Sie die Wahl des Tests mit Ihrem Betreuer oder Ihrer Betreuerin, sie gehört in die Methodik.

Welches Diagramm zu welchem Fragetyp passt

Der Diagrammtyp ergibt sich aus dem Fragetyp. Die Tabelle deckt die häufigsten Fälle ab.

Fragetyp	Was Sie berechnen	Passendes Diagramm
Geschlossen, eine Antwort (Geschlecht, Studienform)	absolute und relative Häufigkeit, Modus	Kreisdiagramm bis 5 Kategorien, sonst Säulendiagramm
Geschlossen, Mehrfachantworten	Häufigkeit jeder Option einzeln, % der Befragten	Balken- oder Säulendiagramm, nie Kreisdiagramm
Likert-Skala (Zustimmung 1 bis 5)	Verteilung in %, Median, Modus	gestapeltes Balken- oder Säulendiagramm
Rangfrage (Rangliste der Wichtigkeit)	Median des Rangs, Modus	Balkendiagramm
Numerische Frage (Alter, Stundenzahl)	Mittelwert, Median, Minimum und Maximum	Histogramm oder Säulendiagramm
Offene Frage	Kategorien bilden, dann Häufigkeit	Balkendiagramm, notfalls nur Tabelle

Die Microsoft-Übersicht der verfügbaren Diagrammtypen bestätigt das: „Kreisdiagramme zeigen die Größe von Elementen in einer Datenreihe proportional zur Summe der Elemente an." Sinn ergibt das Kreisdiagramm also nur dort, wo die Werte Teile eines Ganzen bilden. Das Balkendiagramm wird empfohlen, wenn die Achsenbeschriftungen lang sind, was bei Fragebögen häufig der Fall ist.

So erstellen Sie ein Diagramm, das der Begutachtung standhält

• Nennen Sie im Titel oder in der Beschriftung, was auf der Achse steht, worauf sich die Prozente beziehen und wie groß n ist.
• Verzichten Sie auf 3D-Effekte, Schatten und Farbverläufe. Sie mindern Lesbarkeit und Glaubwürdigkeit.
• Hat das Diagramm nur eine Datenreihe, entfernen Sie die Legende.
• Ordnen Sie die Kategorien logisch: bei Skalen von Ablehnung zu Zustimmung, sonst nach Größe.
• Prüfen Sie das Diagramm im Schwarz-Weiß-Druck. Verschwimmen zwei Farbtöne, ändern Sie Füllung oder Muster.
• Stellen Sie Tabelle und Diagramm mit denselben Zahlen nicht nebeneinander, das zweite gehört in den Anhang.

Wenn Sie unsicher sind, beginnen Sie mit den empfohlenen Diagrammen auf der Registerkarte Einfügen.

Ergebnisse interpretieren und mit den Hypothesen verknüpfen

Weder Tabelle noch Diagramm sind das Ergebnis, sie sind nur die Grundlage. Das Ergebnis ist der Satz, der sagt, was aus der Zahl für Ihre Forschungsfrage oder Hypothese folgt.

Gehen Sie in drei Schritten vor: Nennen Sie den Befund mit der Zahl, sagen Sie, was er für das untersuchte Phänomen bedeutet, und verknüpfen Sie ihn ausdrücklich mit der Hypothese. Statt „aus dem Diagramm geht hervor, dass die Mehrheit der Befragten zustimmt" schreiben Sie, welche Gruppe, mit welchem Anteil und was das für Hypothese H1 heißt: bestätigt, nicht bestätigt oder nur teilweise bestätigt.

Jede Hypothese verdient eine eigene Auswertung, und jede Auswertung soll einer Hypothese dienen. Diagramme ohne Bezug zu den Hypothesen erkennt die Prüfungskommission, und eine Hypothese ohne Datengrundlage ist ein häufiger Kritikpunkt im Gutachten.

In den empirischen Teil gehören die Darstellung der Ergebnisse und ihre sachliche Interpretation; mehr zu seinem Aufbau finden Sie im Beitrag zum empirischen Teil der Abschlussarbeit. Der Vergleich mit anderen Studien, die Grenzen der Stichprobe und Empfehlungen gehören in die Diskussion. Und wenn Sie im Analyseteil feststecken oder der Abgabetermin drängt, können Sie Unterlagen zur Fragebogenauswertung nach Maß anfragen, inklusive Tabellen und Diagrammen.

Tabellen und Diagramme richtig beschriften

• Eine Tabelle trägt Nummer und Titel über der Tabelle, zum Beispiel „Tabelle 4 Einstellung der Befragten zur Online-Lehre nach Studienjahr".
• Ein Diagramm oder eine Abbildung trägt Nummer und Titel unter dem Objekt.
• Die Quelle steht unter dem Objekt, beim eigenen Fragebogen mit einer Formulierung wie „Quelle: eigene Erhebung".
• Die Nummerierung führen Sie fortlaufend durch die ganze Arbeit (Tabelle 1, Tabelle 2) oder kapitelweise (Tabelle 3.1). Ein System, nicht beide.
• Verweisen Sie im Text auf jedes Objekt. Eine Tabelle, auf die der Text nicht verweist, wirkt wie Füllmaterial.

Die formalen Vorgaben unterscheiden sich zwischen Hochschulen: Manche verlangen Kursivschrift, eine andere Position der Quelle oder ein Tabellenverzeichnis. Öffnen Sie die Richtlinie Ihrer Fakultät vor dem Formatieren, nicht danach.

Die häufigsten Fehler bei der Fragebogenauswertung

• Frage für Frage ohne Kreuztabellen. So entsteht Beschreibung, keine Analyse. Vergleichen Sie zumindest bei den Schlüsselfragen die Gruppen.
• Mittelwert aus nominalen Codes. Eine Durchschnittsantwort von 2,3 bei der Frage nach der Studienform ist Unsinn.
• Kreisdiagramm für Mehrfachantworten. Die Teile bilden kein Ganzes, das Diagramm täuscht.
• So viele Diagramme wie Fragen. Dreißig Diagramme ohne Interpretation sind schwächer als acht ausgewertete.
• Prozente ohne n und ohne Angabe, woraus sie berechnet wurden.
• Zahlen von Hand in den Text übertragen. So entstehen Widersprüche zwischen Tabelle und Text.
• Interpretation ohne Bezug zur Hypothese. Ein Ergebnis, das nichts beantwortet, gehört nicht in die Arbeit.

Häufig gestellte Fragen

Reicht Excel für die Auswertung, oder brauche ich SPSS? Für Bachelorarbeiten und die meisten Masterarbeiten reicht Excel. Es beherrscht Häufigkeiten, Prozente, Mittelwert, Median, Modus, PivotTables, Diagramme und den Unabhängigkeitstest. Spezialsoftware lohnt sich bei Faktorenanalyse oder Regression, oder wenn die Fakultät sie vorschreibt.

Wie berechne ich Prozente, wenn Befragte mehrere Optionen ankreuzen konnten? Geben Sie jeder Option eine eigene Spalte mit den Codes 1 und 0, zählen Sie die Einsen mit ZÄHLENWENN und teilen Sie sie durch die Zahl der Befragten, die die Frage beantwortet haben. Die Summe der Prozente übersteigt 100 %, vermerken Sie deshalb unter der Tabelle, dass Mehrfachantworten möglich waren.

Darf ich den Mittelwert einer Likert-Skala berechnen? Die Likert-Skala ist ordinal, korrekter sind deshalb der Median mit dem Modus und die Verteilung der Antworten in Prozent. In der Praxis wird der Mittelwert verwendet und mancher Betreuer verlangt ihn, geben Sie ihn aber nie allein an. Ohne die Verteilung verdeckt er den Unterschied zwischen einer Stichprobe in der Mitte der Skala und einer in zwei Pole gespaltenen Stichprobe.

Was mache ich mit unvollständigen Fragebögen? Legen Sie die Ausschlussregel vor der Analyse fest, wenden Sie sie auf alle gleich an und geben Sie in der Arbeit an, wie viele Fragebögen zurückkamen, wie viele Sie ausgeschlossen haben und warum. Einen Teil der Antworten auszuschließen ist kein Fehler, es zu verschweigen schon.

Wie prüfe ich in Excel, ob ein Unterschied zwischen Gruppen signifikant ist? Bereiten Sie die Kreuztabelle mit den beobachteten Häufigkeiten vor, berechnen Sie die erwarteten Häufigkeiten und nutzen Sie die Funktion CHIQU.TEST, die das Ergebnis des Unabhängigkeitstests liefert. Beschreiben Sie die Voraussetzungen des Tests in der Methodik.